Privacyverklaring
GBZ is verantwoordelijk voor de
verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze
privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons
wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:
GROOT BEVERSE ZWEMCLUB VZW
(GBZ)
Zetel : Kalishoekstraat
121, 9120 BEVEREN
Emailadres:
info@gbz.be
Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?
Deze privacyverklaring is van
toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten,
personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten
of producten, klanten en prospecten, leveranciers.
Je persoonsgegevens worden door GBZ verwerkt ten behoeve van de
volgende doeleinden en rechtsgronden:
·
Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden
(uitvoering overeenkomst)
·
Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven
en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
·
Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
o
Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
o
Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,…
(uitvoering overeenkomst)
·
Het deelnemen aan competities en tornooien
o
Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
o
Organisatie van een recreatief sportevenement (uitvoering
overeenkomst)
·
Organiseren van niet-sportgerelateerde
evenementen (uitvoering overeenkomst)
·
Promotie, PR en communicatie waaronder
o
Het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van
sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
o
Het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
o
Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :
•
Identificatiegegevens : naam, voornaam
•
Privé-contactgegevens
: telefoonnummer, e-mail, adres
•
Rijksregisternummer
•
Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats,
nationaliteit
•
Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
•
Opleiding en vorming
•
Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, …)
•
Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
Geen
enkele categorie van personen wordt onderworpen aan om het even welke vorm van
geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
De
gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien
dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo
maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
•
het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud
(via een Cloud Service Provider)
•
het verzorgen van de internet omgeving (webhosting,
mailhosting);
•
het verzorgen van IT-infrastructuur
(o.a. IT netwerk, servers, …);
•
het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
•
het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Wij
geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe
dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst
hebben afgesloten of diegene waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de
contractvoorwaarden.
Met
beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging
van je persoonsgegevens te waarborgen.
Wij
delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
-
Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de
sportfederatie (de federatie zelf, de andere clubs die behoren tot dezelfde
federatie, …)
-
Subsidiërende overheden
-
Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren
(activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor
deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
-
De sportfederatie, zijnde Vlaamse Zwemfederatie VZW…
Met
deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard
de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en
ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de verstrekte
gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of
toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk
onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen
of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven je contactgegevens
ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Tevens
kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming
voor geeft. Deze toestemming kan te
allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid
van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij
verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de
Europese Economische Ruimte
GBZ bewaart
persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het
realiseren van het doel waarvoor die verstrekt zijn, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan
de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel
verschillen.
GBZ verbindt zich ertoe de gegevens niet langer
bij te houden dan noodzakelijk of maximaal 5 jaar na laatste gebruik (of
beëindiging van de samenwerking).
Volgende
passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om
persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
• Alle personen die namens GBZ van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden
aan geheimhouding daarvan.
• We pseudonimiseren
en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken systematisch
back-ups van de persoonsgegevens om die te kunnen herstellen bij fysieke of
technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn
geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan die medewerkers wordt toegang verleend
tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar
behoren uit te voeren.
Je hebt recht van inzage en
kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering
en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt het recht op de gegevenswissing (verwijdering) van de
persoonsgegevens die we van jou
ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden
waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of
je verzoek gerechtvaardigd is.
Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je
bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze
verwerking te stoppen.
Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop
bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het
gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden
(via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons
te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere
partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons
contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je
vraag.
Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor
kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te
identificeren.
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je
persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je
hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Commission@privacycommission.be
GBZ kan van tijd tot tijd
deze privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 17/6/2018.